Einsatz von IT-Rules zur Definition und Beschreibung von IT-Workflows

Mit mehr als 850 Funktionen stellt der CT-Assist als Add-On zur Software-Technologie der SAP SE ein signifikantes Unterstützungspotential für den IT-Bereich zur Verfügung.

Aus einer Mustersammlung von etwa 40 im CT-Assist enthaltenen IT-Workflow-Formularen, möchten wir Ihnen die Informationsobjekte (IT-Rules) und die Bearbeitungshinweise (Help-Informationen) vorstellen für die Aufgabe:

“DNR1 = Maintenance/Releasewechsel/Upgrade”

1. ein IT-Workflow-Formular
2. ein IT-Rule Formular (Arbeitsanweisung) und
3. Bearbeitungshinweise (als Help-Information).

Der CT-Assist stellt Ihnen für jeden IT-Workflow insgesamt 3 auf den Workflow abgestimmte Dokumente zur Verfügung. Die inhaltliche Ausprägung ist als Beispiel anzusehen und sollte sinngemäß als ein Vorschlag für Ihr Unternehmen interpretiert werden.

1. Das Workflow-Formular = begleitende Arbeitspapiere von Workflow-Objekten

Für jeden realen IT-Workflow (z.B. Change-Auftrag, Maintenace-Anweisung, …) können mehrere Workflow-Formulare dynamisch generiert werden. Diese IT-Workflow-Formulare können über Link oder Bookmark dem jeweils relevanten ABAP® Programm, Include, Transaktion, Funktionsbaustein, Methode usw. zugeordnet werden.

Die Online-Formulare für den IT-Workprozess (=Arbeitspapiere) werden grundsätzlich mit dem jeweiligen zu bearbeitenden ABAP Programm, Report, Transaktion usw. verknüpft (Link oder Bookmark). Falls keine direkte Zuordnung der Online-Formulare zu einem relevanten ABAP Coding gewünscht wird, kann in einem allgemeinen Dokumentations-INCLUDE der Link erfolgen.

Innerhalb der Workflow-Bearbeitung erfolgt von den einzelnen IT-Arbeitsplätzen die Ergänzung mit den jeweils relevanten Informationen, sodass zu jedem Zeitpunkt online die Ergebnisse der bisherigen Arbeitsschritte ersichtlich sind.

1.1. Beispiel-Screenshots zum Workflow-Formular DNR1

Beispiel für ein ausgefülltes Workflow-Formular

In großen komplexen IT-Abteilungen sind in der Praxis für die Bereiche Maintenance, Releasewechsel, Upgrade usw. jeweils einzelne IT-Workflows implementiert. Zweckmäßigerweise sollten für sämtliche, abgrenzbaren IT-Workflows jeweils eigene Workflow-Formulare/begleitende Arbeitspapiere zur Verfügung stehen.

Wenn Sie bereits ein Online-Tool zur Verwaltung Ihres IT-Workflows verwenden, können Sie dennoch sinnvoll die Dokumente des CT-Assist als pragmatische Unterstützung einsetzen.

Die im CT-Assist enthaltenen Workflow-Formulare können relativ einfach kopiert, geändert und im Workflow-Tree eingebunden werden. Das Menü “IT-Workflow” im CT-Assist_Modul berücksichtigt automatisch diese Erweiterungen. Neue Workflow-Formulare stehen damit sofort zur Auswahl aus dem Workflow-‘Tree allen Beteiligten direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung und können genutzt werden.

Für komplexe IT-Workflows können also gezielt kundeneigene Templates für eigene Workflow-Formulare (z.B. DNR2, DNR3, …) generiert werden, damit wird eine differenzierte Onlineunterstützung erreicht.

In diesen Workflow-Formularen kann anschließend:

1. die konkrete Aufgabe für den kundeneigenen IT-Workflow (z.B. Upgrade) formuliert,
2. die Reihenfolge der Bearbeitung festgelegt,
3. der geplante Zeitaufwand geschätzt,
4. die im Bearbeitungsprozess relevanten Informationen/Ergebnissse hinzugefügt,
5. die ständige Verfügbarkeit und Auswertung der Prozessinformationen im online gesichert werden und
6. nach Abschluss der Arbeiten das Controlling erfolgen.

2. Das IT-Rule Dokument (Definition / Beschreibung eines IT-Workflows)

Das IT-RULE Dokument kann je IT-Workflow als Arbeitsanweisung verwendet werden, in der festgelegt wird, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge von welchem Verantwortungsbereich zu erledigen sind.

2.1. Beispiel-Screenshot zum IT-Rule Formular DNR1

Die IT-Rules für den IT-Workflow ‘DNR1’

Durch Doppelklick auf den Button “IT-Rules” im Workflow-Formular DNR1 rufen Sie das IT-Rule Formular auf. In dem Rule-Formular können Sie grundsätzliche Informationen für den jeweiligen IT-Workflow hinterlegen (Regeln, Vorgaben, Anweisungen, Hinweise, Tipps usw.).

Das Rule-Formular kann jederzeit im jeweils aktuellen Bearbeitungsablauf aufgerufen werden und dient damit als Informationsquelle zur Unterstützung des Handlings während der Durchführung des IT-Arbeitsablaufes.

Seite 2 der IT-Rules für den IT-Workflow DNR

Der im rechten Teil abgebildete Screenshot zeigt aus dem Workflow “Maintenance/Releasewechsel/Upgrade” als Beispiel eine Arbeitsanweisung (IT-Rule: DNR1) für die Prüfungen und Realisierung von Verbesserungsvorschlägen.

Insgesamt stehen mehr als 40 IT-Workflow Formulare im CT-Assist zur Verfügung.

3. Zusätzliche Help-Informationen pro Workflow

Für jedes Workflow-Formular stehen im Assist_Modul generelle Help-Informationen zur Verfügung. Diese Informationen können in jedem Workflow-Formular nach Doppelklick auf den Button “Hilfe” im Formularkopf aufgerufen werden.

3.1. Beispiel-Screenshot für Help-Informationen zum Formular DNR1

Help-Informationen zum Workflow-Formular DNR1 …

Durch Doppelklick auf den Button “Hilfe” im Workflow-Formular DNR1 rufen Sie die Help-Informationen zur Bearbeitung des jeweiligen IT-Workflows auf.

Die Help-Informationen beschreiben allgemein den jeweiligen Standard-Arbeitsablauf und geben Hinweise und Tipps zur Optimierung der Aufgaben.